Jokainen yritys on oma tarinansa. Joukosta löytyy kaikenlaista aina yhden miehen kotitoimistoista monta sataa henkilöä käsittäviin, kansainvälisiin organisaatioihin. On kuitenkin haasteita, joihin jokainen yritys joutuu etsimään oman ratkaisunsa. Yksi näistä haasteista on dokumentinhallinta.
Tämän hetkisestä datasta jopa 90 % on luotu viimeisen kahden vuoden aikana. Tietoa kertyy siis nopeammin kuin ikinä ennen, ja se myös jää nopeasti vanhaksi, jos meillä ei ole järkevää suunnitelmaa sen hallitsemiseksi. On tutkittu, että vain 41 % yritysten kansioista löytyvästä tiedosta pitää paikkansa – loput ovat joko vanhentuneet tai niissä on asiavirheitä.
Tiedon paikkansapitävyyden lisäksi suuri ongelma on datan looginen säilöminen ja nopea löytyminen. Pahimmillaan puutteellinen dokumentinhallinta voi johtaa tiedostokaaokseen. Viikkotyöajasta jopa 20 tuntia saattaa kulua jo pelkästään tiedostojen parissa, kuten versioiden hallintaan, sisällön uudelleen luomiseen, tiedon etsimiseen ja dokumenttien yhdistämiseen. Tietoa löytyy useista eri lähteistä, ja välillä sitä joutuu tiedustelemaan toisilta henkilöltäkin.
On sanomattakin selvää, että virheelliset tiedot ja kaaoksen selvittäminen asettavat vaakalaudalle niin uskottavuuden kuin työn tuottavuuden ja työntekijöiden viihtymisenkin. Miten siis voimme ehkäistä tiedostokaaoksen ja taata, että kaikilla ihmisillä koko organisaatiossa on pääsy juuri oikeisiin tiedostoihin, ja että oikeat tiedot löytyvät helposti ja nopeasti?
Ratkaisu löytyy metatiedoista. Kun dokumentit luokitellaan ja haetaan metatietojen avulla, ei kenenkään tarvitse tietää, missä tiedosto sijaitsee. Kunhan tietää, mitä tiedosto sisältää. Paikallisia tietovarastojakaan ei tarvita, vaan kaikki dokumentit säilytetään automaattisesti turvallisessa, varmistetussa pilvipohjaisessa tietovarastossa. Näin tiedostot kulkevat työntekijöiden mukana turvallisesti myös työmatkoilla, ja ajankohtaisimmat tiedot ovat aina kaikkien saatavilla.
Entä miten hallita näppärästi kaikkia kuitteja ja papereita, joita työpöytä tuntuu aina vetävän puoleensa kuin magneetti? Konica-Minoltan skannausjärjestelmällä dokumentti voidaan skannata suoraan sähköiseen muotoon, jolloin se siirtyy suoraan dokumentinhallintajärjestelmän käyttöön. Kaikki tiedot, kuten nimi, sisältö, metatiedot ja lopullinen tiedostosijainti saadaan liitettyä dokumenttiin heti skannausvaiheessa. Tiedot tallentuvat heti oikeilla tiedoilla oikeaan sijaintiin, joten jälkityötä ei tarvita.
Eikö kuulostaisi hyvältä, että työpäivästäsi ei kuluisi enää yhtään aikaa siihen, että etsit lomalla olevan työkaverin väärään kansioon tallentamaa tiedostoa?
Databros Services Oy, palvelumyyntipäällikkö Jari Saari