Microsoft Teams yhdistää ihmiset ja keskittää tiedon

Microsoft Teams on helppokäyttöinen yhteistyöalusta, joka keskittää niin työyhteisön sisäiset kuin eri organisaatioiden välisetkin viestit, kokoukset ja tiedostot yhteen paikkaan. Se on luotu helpottamaan ihmisten välistä kommunikointia ja organisoimaan yhteistyötä tavalla, joka antaa valtavasti mahdollisuuksia niin tiedonjakoon, projektinhallintaan kuin palavereihinkin – mikä on etenkin tämän päivän työkulttuurissa tärkeää, sillä etätyö ja työajan joustavuus lisääntyy jatkuvasti. Team yhdistää ihmiset, istuivat he sitten Siperiassa tai Balilla.

Jos pohdit, olisiko Teamsistä teille hyötyä, miten se otetaan käyttöön tai mikä Teams ylipäänsä on, niin jatka lukemista! Haastattelimme Data Group -ketjun toimitusjohtaja Timo Vileniusta, joka kertoo, miksi Teams kannattaa ottaa käyttöön sekä antaa vinkit käytön aloittamiseen.

 

Mihin kaikkeen Teamsiä voi käyttää?

 

Teamsin monet ominaisuudet tekevät siitä monipuolisen työkalun, joka on täysin skaalattavissa organisaation koon mukaisesti. Siitä hyötyvät niin yksinyrittäjät kuin suuret konsernitkin, sillä kaikki pohjautuu oikeiden henkilöiden ja tietojen yhteen saattamiseen. Teamsiin on saatavilla myös kymmeniä eri lisäosia ja integraatioita, joiden avulla voit rakentaa organisaatiosi Teamsistä täysin tarpeidenne mukaisen ratkaisun.

Chat-osiossa voit aloittaa keskustelun yhden tai useamman henkilön kanssa, ja tiimeihin voit koota esimerkiksi projektin avainhenkilöt oman organisaatiosi sisältä ja ulkopuolelta. Office365-integraation avulla tiimisi jäsenet pääsevät helposti käsiksi yhteisiin tiedostoihin, joten ulkoisia tiedostonjakopalveluita ei tarvita. Videokonferenssiominaisuuden avulla tavoitat ihmiset kuvayhteydellä huolimatta siitä, missä he tekevät töitä, ja jaat näytöltäsi yhteisiä tiedostoja, muistiinpanoja sekä muita näkymiä.

 

Mitkä ovat Teamsin tärkeimmät ominaisuudet?

 

• Teams poistaa tarpeen usealle eri järjestelmälle, mikä nopeuttaa ja suoraviivaistaa viestintää. Kun kaikki tarvittava tieto ja työkalut löytyvät yhdestä järjestelmästä, on töiden tekeminen, tietojen etsiminen ja projektien hallitseminen helpompaa.
• Parhaimmillaan kaikki tieto voidaan jakaa reaaliaikaisesti. Esimerkiksi videoneuvotteluyhteydellä käytävistä kokouksista voidaan luoda Teamsiin muistio, ja ruudunjaon avulla jokainen kokouksen osallistuja näkee reaaliajassa kaiken, mitä muistioon päivitetään. Muistioon on helppo palata myös kokouksen jälkeen.
• Kaikilla tiimin jäsenillä tai projektin avainhenkilöillä on käytössään sama tieto. Esimerkiksi sähköpostissa joku tipahtaa helposti keskustelusta pois, jos häntä ei ole muistettu liittää vastaanottajalistaan. Teamsissä kaikki henkilöt ovat yhdessä, yhteisessä kanavassa, joten tieto on aina kaikkien tiimin jäsenten saatavilla ja kommentoitavana.
• Tiimissä voit hallita eri asiakokonaisuuksien yksityisyyttä ja käyttöoikeutta. Voit siis päättää, kuka minkäkin tiimin tietoihin pääsee käsiksi ja ketä tieto koskee. Koko organisaatio yhteiset kanavat – silloin kun asiat ovat kaikille yhteisiä – myös lisäävät avoimuutta ja läpinäkyvyyttä.
• Teams toimii kaikissa yleisimmissä laitteissa, selaimissa ja käyttöjärjestelmissä. Pääset siis helposti käsiksi tietoihin ja kokouksiin vaikkapa matkalla ollessasi. Samalla se edistää tiedon tasa-arvoisuutta ja avoimuutta, mikä taas lisää motivaatiota ja merkityksellisyyden tunnetta.

 

Miten saat Teamsistä parhaan hyödyn irti?

 

Tärkeintä on määritellä se, mitä tarpeita tämä työkalu ratkaisee ja minkä tiedon tulisi olla kenenkin käytettävissä. Huolellisen määrittelyn ansiosta ohjelman käyttöön ottaminen on nopeampaa, ja sen käyttö myös luonnollisempaa ja intuitiivisempaa. Lisäksi ohjelma saadaan vastaamaan organisaation tarpeita heti alusta saakka – selkeästi rakennettu kokonaisuus on helpompi ja miellyttävämpi ottaa käyttöön, eikä aikaa kulu myöhemmin esimerkiksi käyttöoikeuksien tai tiimien uudelleen määrittelemiseen.

Lisäksi tärkeää on ottaa työkalu systemaattisesti käyttöön heti alusta saakka. Mikään ohjelma ei sulaudu osaksi arkista toimintaa itsestään, vaan se saa mahdollisuuden ainoastaan silloin, kun käyttäjät ottavat sen käyttöönsä ja ovat valmiita kehittämään sisäisiä prosesseja siten, että Teamsistä saadaan paras mahdollinen hyöty irti. Se on investointi, jonka käynnistäminen vaatii panostuksia, mutta joka rutiiniksi muodostuessaan keventää viestintää, tiedonjakoa ja yhteistyötä huomattavasti.

 

Oletko valmis ottamaan Teamsin käyttöön tai kuulemaan lisää?

 

Jos kaipaat tukea tai lisätietoa käyttöönottoon, niin ota yhteyttä! Me Databrosilla autamme teitä mielellämme löytämään oikean kokonaisuuden teidän tiiminne tarpeisiin, ja tarjoamme aiheesta myös koulutuksia.